Quy chế đại hội
(Dự thảo) QUY CHẾ LÀM VIỆC
Của Đại hội đồng cổ đông thường
niên năm 2016
Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ Hàng hóa Hà Nội.
|
TỔNG
CÔNG TY VẬN TẢI HÀ NỘI
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
|
CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ DV HÀNG HÓA HN
|
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
|
|
|
|
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm
2016.
|
(Dự thảo) QUY CHẾ LÀM VIỆC
Của Đại hội đồng cổ đông thường
niên năm 2016
Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ Hàng hóa Hà Nội.
Căn cứ Nghị quyết số
93/NQ-HĐQT của HĐQT Công ty ngày 12/4/2016 về việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông
thường niên năm 2016.
Để Đại hội làm việc đạt
kết quả cao, thực hiện theo chương trình, kế hoạch, những quy định của Luật
doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua
đang có hiệu lực thi hành và Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty cổ phần Vận tải
và Dịch vụ Hàng hóa Hà Nội. Hội đồng Quản trị Công ty đề nghị Đại hội thông qua
Quy chế làm việc của Đại hội với những nội dung cụ thể như sau:
Mục tiêu :
- Đảm bảo nguyên tắc công khai, công bằng và dân chủ;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ
chức và tiến hành Đại hội đồng cổ đông.
CHƯƠNG I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi áp dụng :
Quy chế này được sử dụng cho
việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Công ty cổ phần Vận
tải & Dịch vụ hàng hóa Hà Nội (sau đây gọi tắt là“Công ty”)
Quy chế này quy định cụ thể
quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành
Đại hội.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng :
Cổ đông và các bên tham gia có trách nhiệm thực hiện theo các quy định
tại quy chế này.
CHƯƠNG II. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI :
Điều 3. Thành
phần tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 :
Cổ đông sở hữu cổ phần của
Công ty trong danh sách cổ đông chốt ngày 12/4/2016.
Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các
cổ đông :
4.1. Quyền của các cổ đông khi tham dự Đại hội :
- Tất cả cổ đông của Công ty đều có quyền tham dự và biểu quyết các vấn
đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Trường hợp không thể tham dự Đại hội, cổ đông có thể ủy quyền cho
người khác tham dự và biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình. Việc ủy
quyền này phải được lập thành văn bản theo mẫu đính kèm Thư mời họp Đại hội
đồng cổ đông của Công ty;
- Ngoài các tài liệu được phát trong Đại hội, mỗi cổ đông tham dự Đại
hội đồng cổ đông còn được phát 01 Phiếu biểu quyết, trên đó có ghi số cổ phần
có quyền biểu quyết mà cổ đông đó nắm giữ hoặc được ủy quyền. Phiếu biểu quyết
này được sử dụng khi Chủ tọa đề nghị biểu quyết thông qua các vấn đề đã được
thảo luận và/hoặc xin ý kiến Đại hội;
- Cổ đông đến dự Đại hội đồng cổ đông muộn có
quyền đăng ký ngay và sau đó có quyền tham gia và biểu quyết tại Đại hội, nhưng
Chủ tọa không có trách nhiệm dừng Đại hội để cho cổ đông đến muộn đăng ký và
hiệu lực của các đợt biểu quyết đã tiến hành trước đó sẽ không bị ảnh hưởng.
4.2. Nghĩa vụ
của các cổ đông phổ thông khi tham dự Đại hội:
- Trang phục của cổ
đông đến tham dự Đại hội đảm bảo tính lịch sự, trang trọng;
- Tham gia đầy đủ cuộc
họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Công ty. Trường hợp không đi được
phải thực hiện ủy quyền cho người đại diện tham gia theo đúng quy định;
- Các cổ đông hay đại
diện cổ đông tới tham dự cuộc họp phải hoàn thành các thủ tục đăng ký tham dự
Đại hội với Ban Tổ chức Đại hội;
- Tuân thủ các điều
kiện và thể thức quy định tại Điều lệ Công ty và Quy chế này;
- Nghiêm túc chấp hành
Quy chế làm việc tại cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên 2016, tôn trọng kết quả làm
việc tại Đại hội.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ
của Chủ tọa Đại hội :
5.1. Chủ tọa
Đại hội:
Chủ tọa Đại hội là Chủ tịch Hội đồng quản trị
hoặc là người được Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền, giữ vai trò là người
chủ trì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Người được ủy quyền phải là thành viên
trong Hội đồng quản trị.
5.2. Chủ tọa Đại hội có quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Điều khiển Đại hội thực hiện chương trình
làm việc một cách hợp lệ, có trật tự.
- Khi có những sự kiện phát sinh ngoài chương
trình của Đại hội cổ đông, Chủ tọa sẽ bàn bạc với những thành viên khác trong
Ban Tổ chức (trước khi Đại hội bắt đầu), hoặc Đoàn chủ tọa (trong quá trình
diễn ra Đại hội) để tìm cách thức giải quyết. Tuy nhiên, trong trường hợp có
nhiều ý kiến khác nhau, ý kiến nào có sự ủng hộ của Chủ tọa sẽ mang tính quyết
định;
- Có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết
để điều khiển cuộc họp một cách hợp lý, có trật tự, đúng theo chương trình đã
được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số đại biểu dự họp;
- Có quyền trì hoãn Đại hội đã có đủ số đại
biểu cần thiết đến một thời điểm khác và tại một địa điểm do Chủ tọa quyết định
mà không cần lấy ý kiến của Đại hội, nếu nhận thấy rằng:
- Địa điểm họp không đủ chỗ ngồi thuận tiện
cho tất cả người dự họp;
- Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối
trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và
hợp pháp.
- Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc
của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ.
- Thời gian hoãn tối đa không quá ba ngày, kể
từ ngày cuộc họp dự định khai mạc. Điều
6. Quyền và nghĩa vụ của Đoàn chủ tọa :
- Đoàn chủ tọa: Là thành viên Hội đồng Quản trị và Ban
lãnh đạo Công ty.
- Nhiệm vụ
của Đoàn chủ tọa :
- Là cơ quan cao nhất điều hành các công việc
tại Đại hội;
- Hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc của cổ
đông về các vấn đề được nêu trong Đại hội theo đúng quy định của pháp luật và
điều lệ Công ty.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ
của Thư ký Đại hội:
- Thư ký Đại hội đồng cổ đông do Chủ tọa chỉ
định, có nhiệm vụ hỗ trợ Chủ tọa ghi nhận và lập biên bản Đại hội đồng cổ đông;
- Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính
xác và đẩy đủ của Biên bản Đại hội đồng thường niên năm 2016;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tọa phân
công trong thời gian Đại hội tạm nghỉ.
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ
của Ban Kiểm tra tư cách cổ đông và Ban kiểm phiếu:
8.1 Ban kiểm tra tư cách cổ đông do Ban tổ chức
đại hội thành lập, có trách nhiệm:
a)
Lập danh sách cổ đông tham dự Đại hội.
b)
Thu và kiểm tra các giấy mời họp, giấy ủy quyền tham dự
Đại hội.
c)
Kiểm tra cổ đông đi dự có đầy đủ và đúng thành phần
không.
d)
Lập báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông để đọc trước Đại
hội.
e)
Phát tài liệu họp và phiếu biểu quyết cho các cổ đông
trước khi vào hội trường.
8.2 Ban Kiểm phiếu do Chủ tọa Đại hội đề cử
và được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Ban Kiểm phiếu có 3 thành viên do Chủ
tọa giới thiệu để Đại hội bầu trong số những Đại biểu tham dự Đại hội. Những
người tham gia Ban Kiểm phiếu không đồng thời là thư ký Đại hội. Ban Kiểm phiếu
có trách nhiệm hướng dẫn thể lệ bầu cử, kiểm tra giảm sát việc biểu quyết, tổ
chức kiểm phiếu, lập Biên bản và công bố kết quả kiểm phiếu trước Đại hội, sau
đó nộp Biên bản cho Chủ tọa Đại hội.
8.3 Ban kiểm phiếu phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính
xác của kết quả kiểm phiếu.
CHƯƠNG III. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI
:
Điều 9. Điều kiện tiến hành Đại hội :
Cuộc họp Đại
hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65%
tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty theo danh sách cổ đông mời họp
khi quyết định triệu tập Đại hội.
Điều 10. Cách thức tiến hành Đại hội :
Đại hội dự kiến diễn ra trong ½ ngày.
Đại hội sẽ
lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung nêu tại Chương trình Đại hội đồng
cổ đông.
Trình tự tiến hành Đại hội (theo chương trình Đại hội)
Điều 11. Thông qua Quyết định của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường
niên năm 2016 :
Các Nghị quyết, Quyết định của Đại
hội chỉ có giá trị khi có số cổ đông sở hữu và đại diện sở hữu từ 65% trở lên trên tổng số cổ phần
biểu quyết của tất cả các cổ đông dự họp tán thành.
Điều 12. Xử lý trường hợp tổ chức Đại hội đồng cổ đông không thành.
- Trường hợp
trong 30 phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc cuộc họp mà không có đủ số lượng
đại biểu cổ đông cần thiết quy định tại Điều 9 quy chế này thì Đại hội phải
được triệu tập lại trong vòng 30 ngày kể từ ngày tổ chức Đại hội đồng cổ đông
lần thứ nhất không thành.
- Trong Đại
hội đồng cổ đông triệu tập lại (Đại hội lần thứ 2) cần có số cổ đông dự họp đại
diện cho ít nhất 51% số cổ phần có quyền biểu quyết tại Công ty. Trường họp Đại
hội lần thứ hai không có đủ số đại biểu cần thiết trong vòng 30 phút kể từ thời
điểm ấn định khai mạc cuộc họp thì phải triệu tập Đại hội lần thứ 3 trong vòng
20 ngày, lể từ ngày dự định tiến hành Đại hội lần 2.
- Trong Đại
hội lần thứ 3, bất kỳ số lượng cổ đông nào tham dự cũng đều hợp lệ và đều có
quyền quyết định tất cả các vấn đề cùa Đại hội đồng cổ đông thường niên năm
2016.
Điều 13. Biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 :
Tất cả các
nội dung tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 phải được Thư ký Đại hội lập thành biên
bản. Biên bản cuộc họp được đọc và thông qua trước khi bế mạc cuộc họp và được
lưu giữ tại công ty.
CHƯƠNG IV. CÁC QUY ĐỊNH KHÁC:
Điều 14. Một số quy định khác :
- Cổ đông tham dự Đại hội khi muốn phát biểu ý kiến phải được sự đồng ý
của Chủ tọa Đại hội. Cổ đông phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng những nội
dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình của Đại hội đã
được thông qua. Chủ tọa Đại hội sẽ sắp xếp cho cổ đông phát biểu theo thứ tự
đăng ký, đồng thời giải đáp các thắc mắc của cổ đông;
- Cổ đông sẽ bị Đoàn chủ tọa đại hội truất quyền tham dự Đại hội đồng
cổ đông khi cố tình không chấp hành các quy định của Đại hội, có hành vi gây
rối, làm mất trật tự hoặc có hành động gây ảnh hưởng trực tiếp đến công tác
điều hành Đại hội.
CHƯƠNG V. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH :
Điều 15. Hiệu lực của Quy chế :
Quy chế này
bao gồm 5 chương, 15 điều, được Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Vận tải &
Dịch vụ hàng hóa Hà Nội áp dụng cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên
năm 2016 của Công ty diễn ra vào ngày 28 tháng 4 năm 2016 và có hiệu lực thi
hành ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông thông qua./.